Voor de toegang tot het elektronisch patiëntendossier geldt een autorisatiebeleid. Niet alle medewerkers van het ziekenhuis hebben toegang. Elke geautoriseerde medewerker die in het elektronisch patiëntendossier informatie opvraagt over een patiënt waarmee hij of zij (nog) geen behandelrelatie heeft, krijgt standaard de vraag vanuit welke relatie dit gebeurt. De medewerker maakt dan bewust de keuze of hij terecht het dossier opent. Alle loggegevens worden standaard geregistreerd.

Uit het onderzoek is gebleken dat in totaal 85 medewerkers het dossier onrechtmatig hebben geraadpleegd. Zij hadden geen behandel- of zorgrelatie met de patiënt. Deze medewerkers hebben een officiële waarschuwing gekregen. Voor allen was dit de eerste waarschuwing. Bij een volgende overtreding volgt direct ontslag op staande voet.

Het HagaZiekenhuis hecht groot belang aan de privacy van de patiënt. Medewerkers die uit hoofde van hun functie toegang hebben tot het elektronisch patiëntendossier, worden daar nadrukkelijk op gewezen. Dit gebeurt in het arbeidsvoorwaardengesprek en ook daarna.

In het onderzoek is ook bekeken hoe het autorisatiebeleid verder kan worden aangescherpt en de voorlichting hierover nog duidelijker kan. Hieruit zijn de volgende aanvullende maatregelen naar voren gekomen:

• Er komt een extra waarschuwing als iemand een dossier opent.
• Er worden extra steekproeven gehouden om de naleving van de regelgeving te toetsen.
• Er komt een verplichte cursus (e-learning) over privacy voor elke medewerker die beroepsmatig toegang heeft tot het elektronisch patiëntendossier.
• Alle medewerkers van het Haga krijgen een persoonlijke brief thuis waarin zij opnieuw gewezen worden op het beroepsgeheim, vertrouwelijkheid van patiëntgegevens en het belang van privacy.
• De passage in de arbeidsovereenkomst over privacy wordt scherper geformuleerd.
• Tijdens de introductiebijeenkomst van nieuwe medewerkers gaan we nog duidelijker aandacht besteden aan het thema privacy.
• Tijdens werkoverleggen wordt het onderwerp een terugkerend agendapunt.
• Het onderwerp privacy zal met grotere regelmaat aandacht krijgen in de interne communicatiemiddelen in het ziekenhuis, zoals het intranet en de wekelijkse nieuwsbrief.
• Patiënten bieden we de mogelijkheid hun gegevens extra af te schermen.